究竟什麽是關鍵員工？是不是高層主管和技術人才就是“關鍵員工”？關鍵員工是指與創造績效及對公司發展最有影響作用並在某方面“不可代替”的員工

    這一概念有兩個層次：“與創造績效及對公司發展最有影響作用”，這是“關鍵員工”的內容。但從廣義的角度上講，一個組織系統的成員都是對績效有貢獻的，而對公司發展“最有貢獻”會因判斷標準和時間的不同而不同，那麽，甄選“關鍵員工”的關鍵就是第二個層次：不可代替性。

    某一角色是別人不能代替的或短期難以代替的，即使他（她）表面上看似乎不是十分重要，或對績效似乎沒有直接貢獻，但一旦該員工離職，就可能帶來連鎖的、甚至是重大的損失（顯性的和隱性的，直接的或間接的），這種員工就是不可代替的員工。若以《人力資源會計學》觀點，學者從“價值會計”的模式提出“稀少性人力資源價值”的概念。如：赫奇曼和瓊斯的“內部競價模式”提出，他們認爲只有稀少性人力資源才有價值。

    “稀少性人力資源價值”與職位的高低沒有必然的關係，因此，不能認爲只有CEO、CFO、CIO等角色才是關鍵員工。例如，假設Key in 人員A，隨時有很多人能代替她，那麽，A就不是關鍵員工。但是如果A在所負責的工作領域中做得十分出色，在外部或內部看來似乎都是一樣，則上面的觀點難以令人信服，怎麽Key in 人員怎麼會是關鍵員工呢？事實上，太多的公司發生過這樣的情況：突然之間出現了很多小問題，而這些小問題很快令公司各個環節産生管理混亂，結果導致不小的損失。究其原因，是一個“不起眼”的小職員離開而引起的。這種例子就在筆者一個朋友的單位發生。該 Key in 人員速度極快，總是提前完成工作，還有出色的編輯修改能力，從來沒有錯別字，待遇要求又低。交到她手裏的稿件、契約，主管從來不用再修改，因爲她打字最快，同時負責檢查工作，平時其他Key in 人 員的一些錯誤都是她檢查出來的。由於該公司屬於中小企業，並沒有關注這樣的員工，結果，她離職後，單位不得不找兩個人來代替原先她一人的工作，而人多了工作就不好協調，引起一定的混亂，新來的員工又經常打錯字，結果有一次竟然把合約打錯，導致公司重大損失。可見，相對於其他一般的Key in 人 員，該員工絕對是關鍵員工，儘管她在公司的職務很低，然而她優秀的角色能力存在一定的“不可代替性”。“接班人計劃”是甄選關鍵員工的重要管理機制知道了什麽是“關鍵員工”，但怎樣去甄選誰是“關鍵員工”呢？這對於HR部門是一個挑戰，因爲有關人力資源和績效考核，關注的是每個員工本身的表現，既然不能說“業績最好的員工就一定是關鍵員工”，那麽，如何建立具信度與效性的甄選制度，以確認關鍵員工呢？

    在IT行業，大家都知道爲了防止資訊、文件損壞和遺失，最重要的解決之道是將文件備份。同理，“接班人計劃”是防止因員工流失引起損失的重要機制。但是，活的人才不同於死的文件，某些知識型工作者特有的才華是很難備份的。因此，藉由逆向思考就可發現，能否進行接班人計劃，是甄選關鍵員工的最重要機制：「難以被接班的員工」就是“不可代替”，就是關鍵員工。這種不可代替包括“內部不可代替”和“外部難以代替”（在特定條件下）。

    例如，技術經理B，在公司中沒有人能比他做出更好的業績（相同職位上的），在外部以大致相當的條件（薪資、福利等）也難以找到比他更合適的人，那麽，B就是關鍵員工。如果在外部以很低的條件能夠找到比他更有技術能力的C，但C沒有領導團隊的能力，或與相關部門難以合作，那麽，B仍然是難以代替的關鍵員工。但如果C在角色能力上比B優，在薪酬要求上比B低或大致相同，也就是說，在人力資本的“性價比”上比B更優，那麽，B就不是核心員工。

    重視關鍵員工是現代人力資源管理的策略重點在知道了“接班人計劃”對於甄選關鍵員工的重要性後，關注“關鍵員工”就有了明確的“聚焦點”。這不僅有助於糾正認爲公司高層人員就是關鍵員工的片面認識，他們往往拿高於市場價格幾倍的待遇，卻可能做很小的貢獻，甚至還認爲公司會隨時擔心他們離開.若公司主動對發揮關鍵或重要角色作用的員工聚焦，會使他們認爲公司重視自己的突出表現而加強了歸屬感，防止受到不公平待遇而突然離職給公司造成損失（有些專案會因爲“誰都認爲不重要”的角色離職，而不得不中斷或延期）。相反的，公司可以暗示那些非關鍵員工的各級人員：他的職位有很多可以接班的人才，如不好好幹，就會被代替。而總經理和人力資源主管應該分離出更多的時間注重與關鍵員工的互動溝通：關注其能力發展與潛力發掘狀態、優化其績效的投入産出比、協助其建設職業發展計劃、關心其工作穩定性與工作心態等。

    部門主管應建立管理意識，重點關注關鍵員工的工作心態和穩定性，及時與人力資源部門溝通；而不是將大量的時間都放在處理“問題員工”的缺陷上。

    不重視關鍵員工，就會發生“該流動的不流動（問題員工），不該流動的流失了。”結果公司便成了“爲他人作嫁衣裳”的培訓基地。

    然而，甄選出關鍵員工，就沾沾自喜還爲時過早，因爲所謂的“不可代替”是具有時間性的。這一點千萬不能忽略。今天是開國功臣，明天可能是居功自傲、不思進取的絆腳石。因爲企業需要進步、需要不斷創新。任何人物，只能在歷史舞臺的一個時段上唱主角。所以，企業的高層應經常思考人才的接班計劃（包括對自身）的問題，並定時更新：現在，和可以估計的未來一段時間，公司的關鍵員工是誰？公司需要什麽樣的關鍵員工？同時，對現階段的關鍵員工也要用這一觀念指導他的職涯發展和角色能力的發展，防止其養尊處優，不思進取，企業的關鍵人力資本才能隨業務的發展同步優化和累新。

    關鍵人力資源是成就卓越事業的根本。因此，根據“20/80定則”，我們應重點尋找、培養、關注20%左右的關鍵員工，這是現代人力資源管理的策略重點.