如何做一个高效工作的秘书
2012-08-27 12:56:20 来源:爱博人才范文中心 作者:爱博仁摘编 浏览46次
秘书在实际工作中，常会遇到这些情况:
做会议记录，写着写着笔没水了；
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
用胶水时，找不到刷子；
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书,办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
9、与本职工作有关的表格。
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
秘书工作人员的工作效率高不高，与事先又没有计划关系密切。所谓计划，就是什么时间干什么、怎么干、达到什么结果。计划，有心里想的，有见诸于文字的。在执行过程中可能会有变化，但事先计划不计划，效果是不一样的。工作中往往临时性、被动性的工作多，要列出详细计划很难做到，但大体上有个安排是可以办到的。一些年来颇为流行的目标管理实际上就是一种计划管理。列出每年、每季、每月、每周的工作程序图，什么时间干什么，一目了然。出了常计划意外，还有短安排。短到小时、分钟。但是一般来说，以天为单位进行计划比较合适。
秘书人员应该把“宁可用不上，也不能不准备”作为座右铭。确实，秘书工作繁杂琐碎，要想不出大错，事先一定要多做准备。宽打窄用，办事才能从容。
计划中要注意几点：
运筹要有备份计划；撰文要有充足材料；遇到事情多想几套方案；办事要多准备几手。
秘书人员也要学会临阵磨枪的准备方法。因为具体人具体事不同，很难说到底怎么个临阵磨枪法，有几个原则可以供参考：
1、求精：有些事情已经有所准备，但到了关键时刻，仍然需要自己出难题，以便精益求精。
2、挖潜：当遇到突如其来的事情时，抓紧点滴时间进行准备，从时间上挖潜。更重要的是要充分相信自己的潜力，如同运动员那样，发挥自己身体的每一个机能，找到解决问题的方法，切记不要妄自菲薄，认为自己不行，错过了时机。
3、韧性: 有的事情尽管事先已经准备好了，但事到临头，又有了一些变化，此时千万不可气馁、烦躁、听之任之。
秘书人员的工作，大到为领导决策服务，小到发文件、打扫卫生、通知开会，比较繁杂。办好一件事，理所当然，算不上成绩，但如果把一件事忘了，那就可能影响大局。人的精力是有限的，有时又受到外界的干扰，要把什么事情都记住，只靠脑子是不行的，需要借助工具。在诸多工具中，最原始也是最可靠的、最基本的，就是小笔记本。
秘书人员可以用这个小本子记录当日自己的主要活动；本单位的大事；领导交办的事情；别人交办的事情或者反映的情况;自己想到的事情和对完成好任务的设想等。
把事情记录下来后，经常看一看，急事马上办，要领导点头的事情，及时报告。记载的方法不必太正规，字迹自己能看懂就行了，但事情的时间、地点、人物等就需要如实记载。一般情况下，一件事情一记，办完一件划掉一件。这样，工作的事情就不容易忘记了。
除了要适当记录之外，秘书工作中还要做到“朝思暮想”。晚上把一天所做的事情回想一遍，有什么不周到，第二天能弥补就弥补。早上上班前把今天要办的事情、昨天遗留的事情想一下，特别是对容易忘记的事情和时间性比较强的事情，例如几点开会、几点接人、领导几点有什么活动等要在脑子里过一下，排好计划。
作为一个秘书人员，一定要勤于思考，善于思考，找到解决问题的最佳方法，使自己逐步成为一个聪明人。俗话说，脑袋像磨盘，转了才出货。话虽粗，但是理可不粗。
球掉到了洞里，常规方法是用手去掏，掏不出来怎么办？聪明的人用水灌，球会自己浮上来；小孩掉到了水缸里，正常的营救方法是把水舀干，或者拉人，但故事的当事人都是小孩，没有工具没有力气，叫人又来不及了，聪明的小孩用石头把缸砸破，水流出，人自然被救出。
聪明人之所以为聪明人，是因为他们不是按照常规方法思考问题，二是改变了方向，结果就高人一筹。 一般情况下，人们习惯于顺向思维，或者叫定向思维，这在正常情况下是可行的，但是如果遇到事情能够从正反两个方面，过去、现在、将来等多方面想一想，工作效率可能会提高。
除了勤于思考以外，秘书人员无论做什么事，都要掌握一个尺度，努力做到恰如其分，恰到好处。具体来讲，要从以下几个方面来注意：
1、不掺杂个人感情。
2、不赶时髦、不跟风。
3、不盲目执行上级指示，要注意消化，真正贯彻上级精神。
4、掌握一些原则是必需的，但不能太教条。
5、不能绝对化、简单化，也就是评价一件事情不要分成简单的两极，非此即彼的思想对于正确认识和处理问题是不利的。
秘书的工作中还需要剖析技巧。
在接到的一堆材料中，哪一个最重要?
领导交待的几项工作，哪项最重要，需要先办?
处理一件棘手的事情时，从哪里入手?
遇到这样的事情，秘书人员就需要分析，分析过程中需要注意全面、定量、定性，要进行焦点分析、重点分析。
作为一个秘书人员，在办事过程中要掌握一些技巧和艺术，这些艺术包括一次完成的艺术、化繁为简的艺术和委曲求全的艺术。
所谓一次完成的艺术就是指在办事工程中尽量在办事前把细节想好，一蹴而就。一次完成是处理艺术的一个高峰，同样一件事情，有的人一下就解决了，有的人需要两次、三次乃至拖拉上很长时间也办不完，严重影响工作效率。要锻炼出一次完成的办事能力就需要秘书平时多看多想、全面了解情况。
有一个经验丰富的司机，开车来到一座桥下的时候发现桥身比车略矮了一些，司机施尽浑身解数仍然不能通过，正准备绕道而行的时候一个小孩子告诉他：把车胎放一些气就行了。司机恍然大悟，原来很简单的事情却被自己搞复杂了。小孩的头脑比大人要简单，想的办法也是简单的，然而却是可行的，生活中、工作中有许多问题其实都是可以化繁为简的。
秘书人员在工作中有许多事情要处理，如果用复杂的方法，很可能越处理越复杂，不妨换个角度想想，用最简单的方式去处理最复杂的问题。
作为秘书，有的是侯很需要自己受点委屈，求得问题的解决。这里的委曲求全指的是“自亏处理”，有句话说：神仙打架，百姓遭殃。当事情涉及秘书人员本人和其他人的利益关系时，切不可死活不让步。秘书必须具备整体效益的观念。
社会是复杂的，人也是复杂的。要把一件事情搞清楚是很不容易的。秘书人员由于在工作过程中接触的人多而且杂，所以在处事过程中更需要很多的技巧。这些技巧包括：学会洗耳恭听；处处留心；一目十行；百问不烦；不可轻信等。
1、洗耳恭听：秘书是办事的，听懂事情是办好事的前提。在听的过程中秘书要注意不要随便打断别人，不要漫不经心，不要强加于人。这些都是秘书与同事相处时候必须掌握的。作为秘书，经常接触领导，如何倾听领导的谈话，接受指示，领会意图，也是非常重要的。所以秘书要学会注意听，拼命记，听不明白一定要及时请示，以免执行中出现偏差。平时多注意事情的来龙去脉，避免听不明白。此外，秘书还要尽可能站在领导的角度去想问题，这样才能深切领会他们的意图。
2、处处留心：越是烦杂的工作就越需要细心。秘书在平时的工作生活中如果不能做到处处留心，办事能力肯定不会提高。
3、一目十行：有的秘书在工作中需要看大量的文件，一目十行的技巧对于他们来说是必需的。有经验的秘书面对大量文稿时不会认为这是坏事，文件多，接受的信息也就多。看大量文件时候的技巧主要是抓住头尾，先看提要，记住要点，注意但是等转折词等。一目十行的能力需要逐步培养，不可操之过急。
4、百问不烦：秘书人员为了工作要经常与人打交道，要弄明白一些事情就难免要向人提问。问得不好，一句话就可能把局面弄紧张；问得不妙，几句话就可能让对方厌烦。所以在这个过程中也是要掌握一些技巧的：
了解谈话对象的身份、年龄、经历、文化程度、脾气性格等。不同的人区别对待。
向对方交代自己的身份、来意，特别说明为什么找对方，尽快建立融洽关系。
问题要问得简单明确而具体，对方能够回答。
给对方留下思考的时间，不要紧追不舍，引起对方的反感。
关键地方请对方讲清楚，不可争辩，更不可说教。
要认真倾听，不要轻易打断对方。
要边听边想，发现有价值的问题继续深挖下去。
尽量缩短时间。
注意给对方保密，尤其在取得对方的信任后就更需要如此。
5、不可轻信：要注意分析自己的谈话对象。在没有弄清楚情况的前提下，不妨把谈话对象所说的东西简单记录下来，以便分析。
作为一个秘书人员，在办事过程中要掌握一些技巧和艺术，这些艺术包括一次完成的艺术、化繁为简的艺术和委曲求全的艺术。
所谓一次完成的艺术就是指在办事工程中尽量在办事前把细节想好，一蹴而就。一次完成是处理艺术的一个高峰，同样一件事情，有的人一下就解决了，有的人需要两次、三次乃至拖拉上很长时间也办不完，严重影响工作效率。要锻炼出一次完成的办事能力就需要秘书平时多看多想、全面了解情况。
有一个经验丰富的司机，开车来到一座桥下的时候发现桥身比车略矮了一些，司机施尽浑身解数仍然不能通过，正准备绕道而行的时候一个小孩子告诉他：把车胎放一些气就行了。司机恍然大悟，原来很简单的事情却被自己搞复杂了。小孩的头脑比大人要简单，想的办法也是简单的，然而却是可行的，生活中、工作中有许多问题其实都是可以化繁为简的。
秘书人员在工作中有许多事情要处理，如果用复杂的方法，很可能越处理越复杂，不妨换个角度想想，用最简单的方式去处理最复杂的问题。
作为秘书，有的是侯很需要自己受点委屈，求得问题的解决。这里的委曲求全指的是”自亏处理”，有句话说：神仙打架，百姓遭殃。当事情涉及秘书人员本人和其他人的利益关系时，切不可死活不让步。秘书必须具备整体效益的观念。
秘书高效利用工作时间是信息化时代的要求。秘书工作人员对时间进行管理主要是掌握节约时间的规律和要求，要想有效地利用好自己的时间，必须做的工作就是要探索自己的时间障碍。所谓时间障碍就是导致时间浪费的多种因素。秘书研究利用时间的规律，就是为了进一步揭开时间的奥秘，研究和掌握时间有哪些特性，更好地挖掘时间潜力，合理地分配时间，科学地使用时间，不断提高时间利用效率，高效能地进行富有创造性的劳动。
秘书工作时间利用中的通病主要是事必躬亲，拖拉，低效等。
秘书时间运筹方法：
1、用尽可能少的时间做尽可能多的事。
2、将工作内容交错安排。
3、将时间定期盘点。
4、明确目标、把握目标。
提高时间效率的艺术：
1、集中精力、抓住时间：
要集中精力，抓住时间就必须放弃一些活动。一个有效利用时间的秘书会注意以下几点：一件事情或者行动还没有完成，就不要卷入到新的活动中；只要这件事情对自己毫无价值或者价值不大，就不要随便介入，更不要因此而干扰别人，随便地索取什么情报或者让别人提供资料；不要急于求成地指手划脚，特别是当做好事情的条件还不成熟的时候。
2、提高效率
提高说话的效率，准备在先，言简意赅，限定会议时间，缩短交际时间。
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