一,前言

　　1,传统科层权力的组织运作不合时宜

　　企业界最垢病的是公务系统只知自己的工作,不知道同僚在做什麼.

　　2,校园民主化及多元智慧的倡导

　　在民主校园里头,校长必须有必要的管道及手段来矫正不合理的状况,会议就是有效的策略之一.

　　3,会议管理有效沟通,协调,意见整合,行政参与

　　二,会议的意义与目的

　　1,会议的定义

　　(1)依内政部之会议规范定义为:三人以上循一定之规则,研究事理,达成决议,解决问题,以收群策群力之效者,谓之会议.

　　(2)会议是三个或三个以上的人(其中一人为主持人)为达成某种特定的目标,依循一定的规则而进行的一种面对面的多向沟通.会议是以达成特定的目标为导向,所以它是一种管理工具,所谓特定目标是指下五项中的某一项或几项:1.提供资讯 2.搜集资讯 3.解决问题 4.推销观念 5.培植训练(毛国栋,1992).

　　(3)会议的意义:三人以上,循规则讨论,达成协议者.

　　2,会议的目的

　　(一)沟通互动建立共识

　　(二)使组织计画顺利进行

　　(三)解决问题及排除障碍

　　(四)发掘与会人员的不同想法,以获得新的启示

　　(五)提高组织成员的素质及参与工作的意愿

　　藉由会议的参与,开展视野,聆听不同的声音,进行反思而达成此目的.

　　Ps.校长身边的印第安人~红人

　　◎主持会议对事不对人,心平气和,切忌意气用事.

　　例:大学空间释出的会议.

　　质问:副校长,为何挑本系,必须释出空间 (挑衅)

　　回答:因贵系预留的空间系为办理博士班,部里尚未核定,校内空间不可因此而闲置.(答之以理,理直气和)

　　◎会议以达成特定的目标为导向.

　　例:行政会议是为集众人智慧,了解众人的想法,搜集资讯,解决众人的问题.

　　议题:(透过会议企图解决问题,推销观念)台北教大与台大合并

　　过程:两校各组五人小组,透过多次会议,研拟出两校策略联盟方案,向教育部提出计画,从互相参与,互相合作的方式逐步整合.

　　问题:1,台大需求:台北教大的教育学院,艺术学院,完整台大的学术领域.

　　2,台北教大的困境:培育的师资供过於求,必须培养学生第二专长.

　　三,达成会议目的之相关理论背景

　　(一)沟通理论

　　1,会议是为了沟通,沟通才能达到会议目标.

　　2,会议主席必须目视发言者,不可兀自低头摘记,令发言人感受不尊重.

　　3,会议主席必须事先(至少前一天)了解提案内容,若有法令等不明了须

　　先行查明.

　　沟通是只将个人的观念,思想,意见,资讯和感觉,透过共同的语言或文字,或一系列的行为,传达给他人的历程.

　　沟通的功能 

　　积极的功能:增进组织成员彼此的了解,情感的交融,建立和谐的人际关系,加强良好的团体关系,可以集思广益,获得支持,达成共识,使决策更形完善,合情,合理,也可以发挥协调整合的作用,促使单位之间或成员之间合作无间,观念一致,步调一致.

　　消极的功能:减少误会,冲突,纷争,化解敌意,强化团队精神.如沟通不良,会产生猜疑,迷惑,挫折,谣言,恐惧等.

　　沟通的原则

　　沟通先澄清观念

　　了解沟通的真正目的

　　配合情境

　　尽可能徵求别人的意见

　　应注意沟通的内容和语气或语调

　　传送的资料要真实而有用

　　要顾及现在和未来

　　要言行一致

　　要多聆听

　　要追踪

　　(二)冲突理论

　　会议是为了处理冲突.

　　1.张德锐(1994)认为组织冲突系指个人,团体或组织间,因目标,认知,情绪之不同,而产生矛盾和对立的互动历程.

　　2.秦梦群(1997)认为团体或成员与他方交会时,因利益,思想,作法上产生不相容现象,而形成之对立情绪或行为的状态.

　　3.学校组织的冲突,往往因为个人或团体间不同的意见而彼此相当执著己见时最容易产生,尤其是涉及利益,需求或分工不均时也是争执的重要因素.

　　(三)参与管理理论

　　1,会议为了引导组织成员参与管理,增加认同.

　　2,相同意见团体常需为了达成目的而在会议前进行沙盘推演.

　　3,会议若成为「一言堂」,是组织一大隐忧.

　　4,会议主持人必须将个各个发言重点摘要,并立即统整,以作出结论,

　　引导表决.

　　参与管理(Management by Participation)的概念最早是由Carey於1937年所提出,他将参与管理定义为「一种谘询式的监督(consulting supervision),一种过程,在此一过程中,对於有关部属福利或利益之事项,由部属和上司共同一起来商讨」

　　Lindelow(1981)教师参与决定有四项功能:1.使学校行政符合民主原则;2.使学校能获得较佳的决定,并使执行较为有效;3.使学校组织沟通较良好;4.能提高教师工作满足感,并使组织气氛获得改善.

　　Moon N. J.(1984)指出,教师参与学校行政决定有如下的功能:

　　1.可提高决定的品质;

　　2.使教师对学校所决定的事情较为了解;

　　3.能改善学校组织气氛,增进教师的工作满足感;

　　4.能使教师对学校更加认同;

　　5.能促进教师的自我成长并发展.

　　综上所述,大致可以将学校参与管理的功能,从学校与教师两方面可归纳如下:

　　1.对学校而言:

　　(1)使学校行政符合民主原则

　　(2)提升学校行政决定的-
品质

　　(3)减少政策执行时的阻力

　　(4)减轻主管人员的负担

　　(5)为目标管理奠定稳定之基础

　　2.对教师而言:

　　(1)促进教师的自我成长和自我实现

　　(2)提高教师的工作满足感

　　四,会议的类型

　　会议的分类方式很多,可依开会的特性,开会的时限,开会的目的,开会的人数等因素加以区分.学校组织的会议,大致可分为:

　　(一)法定的会议

　　校务会议,教务会议,训辅会议,总务会议,教评会议,考核会议等

　　(二)一般的会议 (依实际需要而召开的会议.)

　　行政会议,各处室会议,教学研究会议,导师会议等.

　　(三)特别会议 (因应特别需要而召开的会议.)

　　校务谘询会议,营缮采购会议,亲职教育座谈会,学生奖惩会议,教师进修或研讨会.

　　五,会议的功能

　　(一)资源整合

　　(二)激发创意

　　(三)增进沟通

　　(四)明确分工

　　(五)提振士气

　　六,主席的主要任务

　　(一)主席对自己任务的觉知

　　~ 会议结束后,应达成会议目的.

　　~ 主席应著重会议目的之达成,不与人进行无谓之争.内心常存一个"忍″字.

　　1.主席应居於公正超然之地位主持会议

　　2.主席对於讨论事项,以不参与发言,讨论,与表决为原则

　　~当票数相同时,主席可参与投票.

　　3.主席应熟悉会议规则及有关法令

　　~ 以立法院议事规则为各校议事规则的典范

　　4.主席应预先详阅会议资料

　　~ 不可留至会议时翻阅,任事不仔细,态度不尊重.

　　(二)主席的主要任务

　　1.依照时间宣布会议开始

　　2.中间视情况宣布休息(休息时机:针锋相对时)

　　3.宣布散会(主席未宣布散会前,不得离席)

　　4.严格控制会议的时间,引导司仪

　　5.确保议事规则,对优先发言权的处理须把握如下的原则:

　　~ 讨论到与主席相关事项时,主席应立即回避,由副座代理.

　　(1)提案人

　　(2)较少发言者

　　(3)距离远者

　　6.检核会议纪录并签名

　　~ 会议主席若非机关首长时,会议纪录经主席确认签名后,仍应呈首长批阅

　　后始符程序.

　　七,主席於会议进行中心理的调适

　　(一)冷静

　　(二)专心

　　(三)客观 ~主观是用自己的意见去坚持,客观是用种种证据与事实来断事.

　　(四)忍耐

　　(五)智慧 ~来自於经验的累积.

　　(六)  民主 ~会议主席绝不可视发言人的职位高低而轻忽或过於重视其意见.

　　(七)果断 ~作为行政机关的首长,要有「霸气」,不要「霸道」.

　　(八)明确 ~作出的结论应清楚明确,不宜模稜两可.

　　八,会议进行中讨论提案时应注意事项

　　(一)提案应依议程之顺序讨论

　　~当提案僵持不下时,主席可迳行裁示移置之后讨论.

　　~当提案过多时,应由提案审查小组审查确定应审之议案.

　　~最好不要附诸「表决」,容易造成组织气氛不佳,使很多人两面为难.

　　(二)会议进行中,与会人员如针对某议案(主动议)提出附属动议,则依据优先顺序处理,以权宜问题(人身安全,生理舒适)最为优先,次之为秩序问题.

　　(三)如与会人员提出权宜问题,秩序问题,不经讨论,主席要加以裁定.

　　(四)每案讨论时,须由工作人员宣读案由

　　(五)应避免表示个人意见

　　(六)摘要笔记与会人士发言内容

　　(七)该做结论时,进行结论

　　(八)作结论前应尽量归纳完整,且结论内容必须合法

　　(九)作决议依据顺序如下:

　　法律> 成例> 比照 >良心(公理正义)

　　九,主席於会议进行中如何处理意见纷争

　　(一)主席的特权

　　1.可不经动议而将正式事件列入议程

　　2.有权处理谁取得发言地位

　　3.可阻止超越范围的讨论,认为讨论已充分时,可迳行宣布讨论结束

　　4.有权判断「权宜」及「秩序」问题是否合宜

　　5.未宣布散会时,与会人员不得自行解散

　　(二)意见纷争的处理方法

　　1.折衷法

　　2.兼采法

　　3.第三案法

　　4.拖延法

　　5.搁置法

　　6.审查法

　　7.归纳法

　　8.表决法

　　9.裁决法

　　十,主席应有的修为与态度

　　(一)对方问完问题才开始回答

　　(二)就事论事,别作人身攻击

　　(三)专心倾听,赢得尊重

　　(四)自我嘲讽,装傻,博得对方松懈,好感

　　(五)延宕战术,缓颊双方情绪

　　十一,结语

　　(一)会议的相关人员是否全部出席

　　(二)特定利益的人是否表达特殊的讯息

　　(三)有无因职别,地位或权威而受到压抑

　　(四)是否轻易带过反对意见

　　(五)是否迫於时间限制

　　(六)能否抛开个人的利害关系与感情冲动

　　(七)会议是集合众人经过讨论作成结论的过程,因为结合之众人的智慧,且交换过许多意见,如此讨论后做出了公平决定,理论上是可以信服的.